Mejore su imagen pública con la asistencia en vivo
Independientemente de si tiene una oficina de permisos de conducir, departamento de registros regionales, alcaldía o cualquier otra rama de servicios públicos, la asistencia directa a través de su sitio web es algo que puede mejorar drásticamente la forma en que el público percibe su organización.
El chat en directo en el sitio web le permitirá a su personal establecer una comunicación profesional con el público, así como dentro de la organización. Este sistema hace que su sitio web sea más humano y a la vez aumenta su disponibilidad. Es un instrumento para la comunicación con los clientes que puede beneficiar todas los departamentos gubernamentales.
Muchos de ellos tienen sitios web con formularios electrónicos que se utilizan para agilizar el procesamiento de documentos. En caso de que la gente necesite ayuda con estos formularios, puede recibirla sin tener que enviar correos electrónicos o desconectarse de internet para llamar a su oficina por teléfono. Provide Support permite a los administrativos ayudar a estas personas en línea para que los formularios se rellenen de forma correcta y se procesen rápido.
El chat en directo de Provide Support es muy fácil de usar. Cuando los visitantes de su sitio web necesitan ayuda o desean solicitar información, simplemente tienen que hacer clic en el botón Chat en vivo del sitio web para abrir una ventana de mensajería privada. El ciudadano rellenará los campos de información que usted ha definido previamente, añadirá una pregunta y luego hará clic en el botón "Iniciar el chat". Un empleado de la administración (u operador) recibirá una solicitud de chat, revisará la información y decidirá si quiere aceptar o no. En caso de aceptar la solicitud, el operador podrá comunicarse con el ciudadano en tiempo real a través de mensajes de texto.
El personal administrativo también podrá transferir el chat a otros departamentos en los que sabrán responder mejor a preguntas específicas. Se puede invitar a otros empleados para que se unan al chat. Todas las conversaciones entre los operadores y los ciudadanos se llevan a cabo en ventanas privadas y otros visitantes del sitio web no las pueden ver.
El chat en directo acelera el flujo de información entre su institución y los visitantes de su sitio web. Toda la información que se puede dar por teléfono puede ser facilitada aún más rápido durante una sesión de chat en directo. Por ejemplo, los administrativos pueden enviar a los visitantes de su sitio web páginas con indicaciones de cómo llegar a las oficinas locales. A diferencia de las llamadas telefónicas, puede mostrarles fácilmente páginas con información jurídica compleja y datos que son más fáciles de percibir visualmente en forma de gráficos o tablas.
El chat en vivo de Provide Support aumenta los beneficios de su empresa al realizar operaciones más eficientes y a través de mejores relaciones públicas. Este sistema permite a los empleados de servicios públicos ayudar a los ciudadanos, y al mismo tiempo mejorar la imagen de la institución y reducir los gastos. El chat en directo en sitios web hace destacar el "servicio" en las organizaciones de servicio público.
Las principales ventajas de utilizar Provide Support en organizaciones gubernamentales
- Mejor ocupación del personal con posibilidad de empleo en varias tareas simultáneas
Un operador puede atender a varios visitantes en línea a la vez, con lo que se reduce el tiempo de espera para los clientes. - Mejoras en la comunicación interna de la empresa
Provide Support ofrece la posibilidad de llevar a cabo sesiones de chat entre operadores y entre departamentos para obtener asistencia adicional. - Intercambio de información eficaz
Redirija los exploradores de sus visitantes a otras páginas con información específica o páginas de inicio de otros departamentos. - Sesiones de chat seguras
Efectúe sesiones de chat en vivo que contengan información sensible a través de una conexión segura, mediante el cifrado industrial estándar.
Comodidad para los visitantes del sitio y los administrativos
Provide Support permite a los visitantes del sitio web comprobar el estado de las solicitudes y obtener respuestas de forma inmediata. Los administrativos también pueden ayudar a los ciudadanos al enviarles páginas con información específica o formularios electrónicos.
Plantillas de mensajes ahorran tiempo al proporcionar repuestas inmediatas a preguntas comunes. Contestar a estas preguntas en una sesión de chat es mucho más rápido que atender las llamadas telefónicas para responder a las mismas preguntas y transferir llamadas.
Confidencialidad asegurada
Cada sesión de chata tiene lugar en una sala privada, de modo que la pueden ver sólo el operador y el cliente. Los chats que contengan información sensible pueden efectuarse a través de conexiones seguras, usando la compatibilidad proporcionada por el cifrado industrial estándar. También puede colocar el botón de chat en páginas web seguras y aquellas que están protegidas con una contraseña.
Control de calidad
Las transcripciones de todas las sesiones de chat se pueden enviar automáticamente a cualquier dirección de correo electrónico. La información recopilada en estas sesiones de chat se puede utilizar para llevar a cabo el control de calidad, formar a los nuevos empleados y decidir qué información hace falta añadir al sitio web. Todas las transcripciones de chat tienen registradas la fecha y la hora con fines de verificación.
Personalice el chat de cada departamento
Cada departamento puede personalizar su ventana del chat con una imagen para el fondo individual. Por ejemplo, la pantalla de invitación al chat y la ventana del departamento de registro pueden tener de fondo un foto de una biblioteca. La ventana del chat se puede personalizar con el logotipo del departamento, sus colores, etc. También se pueden cambiar los mensajes del sistema y de bienvenida. Los administrativos pueden grabar en el sistema la dirección de su correo electrónico personal para que los ciudadanos puedan enviarles un correo en caso de no estar disponible para atenderles en línea.
